É fato que a emissão de nota fiscal vai muito além de ser apenas um comprovante de operação financeira. Esse documento também comprova a conformidade do seu negócio com o Fisco ao realizar vendas ou prestar um serviço.
No entanto, mesmo sabendo da importância de emitir notas fiscais, muitos empreendedores deixam de prestar atenção a esse documento, ou, às vezes, simplesmente desconhecem certas exigências – mesmo tomando muito cuidado na emissão.
Sabendo disso, elencamos os principais erros e situações que devemos evitar na hora de emitir nota fiscal para estarmos sempre em conformidade com a lei. Confira!
Entenda os erros mais comuns ao emitir Nota Fiscal
Mesmo sendo feita com muita atenção, a emissão da nota fiscal pode trazer equívocos sérios. Aliás, não precisa mais do que um simples erro para que se torne uma preocupação a mais na administração do negócio.
Pequenos detalhes são motivos para multas, enquanto problemas maiores – como deixar de emitir NF – podem ser configurados como crimes.
Veja 5 situações que poucos imaginam, mas que são erros bastante comuns sobre a nota fiscal!
1. Não conhecer o tipo de nota fiscal
Um dos erros mais comuns na emissão de nota fiscal é escolher o tipo errado para gerar a operação. Parece ser apenas um detalhe, mas esse agravo pode ocasionar multas pesadas pelo órgão competente.
Para fugir de penalidades por não conhecer os tipos de NF, conheça cada modelo delas e suas principais características, como:
- NF-e: a emissão deve ser feita pelo vendedor do produto;
- NF-s: a emissão deve ser feita pelo prestador de serviço;
- NFC-e: sua emissão deve ser destinada a vendas presenciais ou entregas no domicílio do consumidor.
2. Trocar as datas de competência e emissão
A princípio, temos dois tipos de datas que correspondem à conjuntura de uma NF:
- data de competência: representa a data da realização de uma venda ou quando houve a prestação de um serviço;
- data de emissão: dia em que ocorreu a emissão da NF.
Como podemos ver, ambas as datas possuem propósitos totalmente diferentes. Dessa forma, ao trocá-las em registros contábeis, pode haver uma grande confusão para a fiscalização entender a operação de cada emissão.
A fim de evitar situações como essa, sempre indique corretamente as datas de emissão da nota fiscal eletrônica, bem como aquelas em que houve a venda ou prestação de serviço correspondente.
3. Não guardar as notas emitidas
Você sabia que as NFs em formatação XML devem ser armazenadas por, pelo menos, 5 anos? Essa regra está prevista no Código Tributário Nacional.
Isso acontece porque, ocasionalmente, a Receita Federal pode solicitar esses documentos para analisar possíveis inconsistências tributárias.
Então, se o seu negócio não tiver armazenado esses documentos, ele fica vulnerável a acusações de sonegação ou até mesmo outras ações fraudulentas.
4. Escolher o Certificado Digital inadequado
A escolha do certificado digital errado é mais um equívoco na hora da emissão de nota fiscal. Esse documento de identificação é obrigatório para quem emite NFs, entretanto, a escolha errada do modelo pode causar dor de cabeça ao empreendedor.
Autuações, multas, processamentos atrasados, entre outras problemáticas, podem ser ocasionadas por quem opta por um certificado que não atende às necessidades do negócio.
Para que isso não aconteça com o seu negócio, considere uma assessoria contábil de confiança que possa apresentá-lo e definir a melhor opção de certificado digital.
5. Não fazer a emissão de Nota fiscal também é um erro
Muitos empreendedores já sabem, mas ainda há quem pense que a emissão de nota fiscal é apenas opcional.
Fazer a emissão desse documento é obrigatória segundo a legislação. Portanto, quando não ocorre, uma série de problemas com o Fisco pode ser desencadeada para o negócio.
A propósito, o Fisco pode entender isso como sonegação fiscal, que é o crime decorrente do ato de não pagar ou mentir sobre impostos devidos aos órgãos competentes.
Nesse caso, evite deixar de fazer a emissão de nota fiscal, ou fazer somente quando lhe for conveniente. Lembre-se que não adianta querer burlar a lei, já que ela possui um sistema de malha fina bastante rigoroso.
Veja também: contabilidade para prestadores de serviço com a Salcam
Como a contabilidade garante a emissão de nota fiscal sem erros?
Com todos os erros na emissão de nota fiscal que listamos aqui, você pode estar se perguntando: “Como lembrar de todos esses detalhes?”.
A verdade é que o empresário ou autônomo não precisa cuidar de todas as burocracias do negócio sozinho. Por sinal, além de ser uma coisa a mais para se preocupar, manter-se atualizado sobre mudanças na legislação também é algo difícil.
Portanto, é aqui que entra o papel da contabilidade de confiança na garantia de emissões de NFs sem erros. Conhecendo a legislação de perto, a contabilidade pode ajudar em todos os trâmites que envolvem uma nota fiscal, com segurança.
Além disso, um contador qualificado também pode prestar assistência em outros aspectos da gestão empresarial, simplificando a organização administrativa do empresário.
Por fim, agora que você já sabe quais erros não deve cometer na emissão da sua nota fiscal e como o serviço de uma contabilidade pode ajudá-lo, não deixe de conhecer a Salcam Contábil.
Nosso escritório é referência em contabilidade de alta eficiência e contamos com um time preparado para orientá-lo em cada etapa da rotina contábil do seu negócio. Ficou interessado em saber mais? Fale conosco hoje mesmo!